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华北水利水电大学研究生出国参加国际学术会议资助管理办法

华北水利水电大学

研究生出国参加国际学术会议资助管理办法

华水政〔2014236

第一章  总  则

第一条  为了鼓励和资助研究生出国参加国际学术会议,促进研究生积极参与国际合作与交流,拓宽学术视野,追踪国际学术前沿,保证研究生的培养质量,制定本办法。

第二条  学校在研究生教育创新基金中设立研究生出国专项经费,学校研究生处负责研究生出国参加国际学术会议资助的日常管理与经费审核。

 

第二章  资助对象与原则

第三条  资助对象为华北水利水电大学全日制在校研究生,且拟参加的国际学术会议会期在完成论文答辩之前。

第四条  资助对象应当身心健康,具有良好的政治素质和学术品行、扎实的专业基础和较强的科研能力。 

第五条  资助对象应当具有较高的外语水平,具备使用外语自由会话、宣读论文、进行学术交流的能力。

第六条  资助对象参加的国际学术会议应当为在国外举办的相关研究领域的高水平国际学术会议,且国际学术会议的主题应当与申请者专业领域紧密相关。

第七条  资助对象应当获得会议主办方的正式录用通知或者邀请函,且以论文第1作者(或者导师为第一作者,学生为第二作者)或者通讯作者身份,在会议上做口头宣读或者主题报告。每篇论文只资助1名研究生参会。论文的第1署名单位应为华北水利水电大学。 

第八条  具有下列情形之一者,学校不予资助:

(一)在校期间受过处分,或者有学术不端行为的;

(二)申请材料内容不齐备,或者申请材料中提供虚假信息的;

(三)曾享受国家留学基金资助出国留学及正在境外学习的;

(四)来自港、澳、台地区或者持有国外长期居留证的。

 

第三章  资助额度与经费用途

第九条  根据资助对象参会地点给予的最高资助额度为:亚洲地区10000元人民币/人/次, 其他地区15000元人民币/人/次。 

第十条  资助经费用于参加国际学术会议的往返旅费、会议注册费、签证相关费用、往返机场/火车站交通费、住宿费。

 

第四章  申请与审批程序

第十一条 申请资助者应当向所在学院提交下列材料:

(一)《华北水利水电大学资助研究生出国参加国际学术会议项目申请书》和《华北水利水电大学研究生出访申请表》各一式2份;

(二)会议正式征文通知;

(三)论文正式录用通知和大会邀请函;

(四)拟发表的论文全文或者会议摘要;

(五)外语水平证明;

(六)导师推荐意见。

第十二条  申请资助对象所在学院对其提交的相关材料、会议层次等情况进行核准,主管院长签署意见,加盖学院公章后交至学校研究生处。

第十三条 学校研究生处对培养学院报送的材料进行复核,组织专家对国际会议的层次和申请资助对象情况进行综合评议,择优确定资助名单和资助额度,报学校外事办公室审核备案,并定期公布。

 

第五章  经费使用与管理

第十四条 资助项目获批后,培养学院、指导教师应当督促资助对象根据审批意见办理出国手续,加强外事纪律教育,并与之保持密切联系,主动了解其在外表现,及时给予监督和指导。资助对象应当购买与出国行程相关的人身保险,保险费用由本人承担,学校不负责受资助人在国外期间的医疗费用以及发生意外所涉及的各项费用。

第十五条 资助对象应当在回国后1周内(遇寒暑假顺延)向培养学院报到并提交下列材料: 

(一)会议日程安排(含有本人发言或报展的日程页复印件);

(二)护照首页及标有出入境日期页面的复印件; 

(三)参加国际会议的总结报告;

(四)参会情景照片若干张(电子版);

(五)批准资助项目的相关正式发票原件(发票背后需有导师和本人签名,机票原件需随发票,国外电子机票应附登机牌)。  

以上材料由培养单位审核,并经学校外事处会签后报学校研究生处审批,由学校研究生处负责存档。

第十六条 资助经费由学校研究生处制表,研究生处处长和财务处处长审签,主管校长审批,以现金方式发放到资助对象的银联卡上。

第十七条 资助对象应当在回国后1学期内在学院范围内作1场公共学术报告,并将相关材料(如讲义、PPT、照片等)交至学校研究生处备案。

 

第六章  附  则

第十八条 对申请赴港、澳、台参加国际学术会议的研究生,参照本办法执行。

第十九条 本办法自印发之日起施行。

第二十条 本办法由学校研究生处负责解释。 

 

资助研究生出国(境)参加国际学术会议项目申请表.doc