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关于做好2017年文件材料归档工作的通知

( 来源:校办 发布者:xb 发布日期:2017年03月29日 )

校属各单位:

    按照《高等学校档案管理办法》、《华北水利水电大学档案管理办法》和《华北水利水电大学立卷归档管理规定》的相关要求,请各单位将本部门2016年产生的在归档范围内的各类文件材料按归档要求整理好并移交档案馆。若有2016年度以前未归档的各类文件材料,按要求分年度整理好一并归档。现就有关事项通知如下:

    一、归档范围

    归档范围为2016年1月1日至2016年12月31日期间,学校教学、科研、外事、党政管理、资产与设备管理、基建、出版、财会、产品生产与开发等各项活动中产生的具有保存价值的文件材料,均应归档。归档范围参照教育部《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案工作规范》、省档案局《归档文件整理规则》和《华北水利水电大学档案归档范围和保管期限表》等相关标准执行。

    1.凡本单位在工作活动中直接形成的,能反映本单位工作和活动,并且具有一定保存价值的文字、图表、声像、实物等各种不同形式的载体材料均属本单位档案的归档范围。

2.归档的文件材料包括纸质材料和相应的声像、电子等文件材料(光盘、照片等)。声像、电子类文件材料作为纸质材料的副本,随纸质文件材料一同归档。

    3.以学校名义获得的各种证书、奖牌、奖杯、锦旗等以及在校际交流中具有保存价值的实物档案。

    二、归档要求

    1.各单位主要负责人负责组织本单位人员,认真梳理本单位在2016年度各项工作中形成并办理完毕的文件、材料,将其中有凭证作用和保存价值的材料(包括2016年以前应该归档没有归档的)交本单位兼职档案员。请组织兼职档案员参照《华北水利水电大学档案归档范围和保管期限表》中本单位归档范围,认真收集文件材料。档案工作负责人及兼职档案工作人员有变动的单位,请填报更换人员信息及单位意见,加盖单位公章后,一式两份报送学校档案馆。同时认真做好新、老兼职档案员的交接和新任兼职档案员的业务指导工作,以便按要求高质量完成档案材料的整理、移交工作。

    2.各单位分管档案工作的领导要切实加强对本单位归档工作的领导,兼职档案员要切实履行职责,做好本单位归档材料的收集、整理与移交工作,保证归档文件材料完整、齐全,并按时移交,任何单位和个人不得将应归档材料据为己有。

    3.凡产生的文件材料涉及多个部门的,由主办部门负责归档,相关部门协助提供材料。

    4.归档的文件材料应是原件,复印件原则上不归档。凡不符合要求的归档材料,必须按照档案馆要求进行整理后,再行提交。

    5.归档材料必须完整,兼职档案员在整理过程中要逐卷(件)检查,不缺页,不漏项。

    6.归档的声像、实物档案须标明事由(事件)及时间、地点、人物;归档的电子档案须标明与纸质档案相符的标题及时间。

    三、归档流程

    1.时间安排:2017年3月31日至2017年12月31日。具体时间要求按照《华北水利水电大学档案管理办法》(华水政【2014】160号)第三章第十二条要求办理:

   (1)各职能部门档案应在2017年6月30日之前完成归档;

   (2)各教学科研单位档案应在2017年12月31日前完成归档;

   (3)科研类档案应在项目完成后2个月内完成归档;

      (4)基建类档案应在项目竣工后3个月内完成归档。

   (5)财会类档案在会计年度终了后,可暂由财会部门保管1年,期满后移交学校档案馆归档。

    2.归档验收:归档文件材料移交时,交接双方当面检查,档案馆工作人员按立卷归档要求进行验收,不符合要求的请归档部门按要求整理合格后,办理移交手续。

    3.移交手续:归档单位移交档案材料时必须根据移交类型填写相应的“档案移交目录表”,(详见档案馆网站),目录表一式2份,交接双方签字后,归档单位留存1份,档案馆留存1份备查。

    4.移交地点:

    档案馆:花园校区行政楼四楼 413、414

    联系人:董延延、庞斌

    联系电话:61179307、61179308

    各单位兼职档案人员要按照学校档案工作的相关要求,认真做好本单位各类文件材料的归档工作。对于归档中存在的疑难问题,可与档案馆工作人员联系。文件材料归档工作结束后,学校档案馆要进行统计、总结,将结果在全校公示。对该项工作中表现突出的单位和个人给予表彰,对工作不力没有按要求完成本单位文件材料归档工作的单位和个人,提出限期整改或批评。

    特此通知

                              

                       校长办公室、档案馆

                          2017年3月29日

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