关于做好2019年文件材料归档工作的通知

( 来源:图书馆(档案馆) 发布者:tsg 发布日期:2019年02月28日 )

校属各单位:

根据《高等学校档案工作规范》、《华北水利水电大学档案管理办法》(华水政【2014】160号) 和《华北水利水电大学荣誉档案管理暂行办法》(华水政【2018】232号)的相关要求,2019年档案归档工作即日起开始。为做好学校归档工作,现将有关事项通知如下:

  一、时间安排

  2019年3月1日至2019年11月31日。具体时间要求如下:

  (一)各职能部门档案在2019年5月31日之前完成归档;

  (二)各教学科研单位档案在2019年11月31日前完成归档;

  (三)基建类档案在项目竣工后3个月内完成归档;

  (四)财会类档案在会计年度结束后,由财会部门保管1年,期满后移交学校档案馆归档;

  (五)荣誉档案于2019年5月31日前上交《荣誉档案统计表》至学校档案馆。

  二、归档范围和归档要求

  (一)文书科技档案

  1.文书科技档案的归档范围

  2018年1月1日至2018年12月31日期间,学校党群、行政、科研、教学、外事、资产与设备管理、出版、财会、基建、产品生产与开发等各项工作和活动中产生的具有保存价值的文件材料、图表、照片、声像、实物等各种不同形式的载体材料均属本单位的归档范围,均应归档。归档范围参照教育部《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案工作规范》、省档案局《归档文件整理规则》和《华北水利水电大学档案归档范围和保管期限表》等相关标准执行。

  2.文书科技档案归档要求

  (1)保证归档文件材料收集完整齐全,兼职档案员在整理过程中要逐件检查,确保文件材料的原件归档,杜绝使用复印件。

  (2)文件材料以件为单位装订,不要把属于一个内容的档案材料人为地分割开或遗漏,不要缺项、漏项。

  (3)归档文件要打印《归档文件目录》和《档案移交目录》,各一式两份,将文件材料按顺序排列清楚。在移交纸质文件材料的同时需提供相应的电子目录和文件,并要求目录、内容、排列顺序完全一致。文件材料移交时严格履行交接手续,交接双方当面检查,按立卷归档要求进行验收,不符合要求的要退回归档部门返工,直至验收合格后方可办理移交手续。

  (二)荣誉档案

  1.荣誉档案归档范围

  以荣誉档案颁发日期为准,在2018年1月1日-2018年12月31日获得的荣誉材料。

  (1)上级政府颁发给学校的市厅级以上荣誉类;

  (2)学校在教学、科研等活动中政府与社会团体颁发的市厅级以上荣誉类;学校在上级工会、团组织等开展各项竞赛活动中市厅级以上获奖类;

  (3)教职工个人在进行教学、科研、管理等工作中获得的市厅级以上奖项;学生个人参加各项活动获得的省部级以上奖项。  

  2.荣誉档案归档要求

  (1)以集体名义获得的荣誉档案由所在单位兼职档案员收集、整理、归档;

  (2)学校师生以个人名义获得的荣誉档案,根据自愿原则,由所在单位兼职档案员收集、整理、归档;

  (3)各单位先进行荣誉档案归档统计工作,并根据拟归档荣誉档案的具体情况填写《荣誉档案统计表》,于2019年5月31日前交至学校档案馆(表格在档案馆主页上下载);

  (4)档案馆对各单位提交的《荣誉档案统计表》进行统计审核并与各归档单位进行复核与再确认,然后根据荣誉档案类型与数量分批制定移交时间。

  各归档部门请组织本单位人员,认真梳理本单位在各项工作中形成并办理完毕的文件、材料,将其中有凭证作用、有保存价值的材料交本单位兼职档案员。兼职档案员参照《华北水利水电大学档案归档范围和保管期限表》中本单位归档范围认真收集文件材料。各单位兼职档案员有变动的,请填报更换人员信息及单位意见,加盖单位公章后报送学校档案馆。2019年档案归档工作结束后,学校档案馆要进行统计、总结,对该项工作中表现突出的单位和兼职档案员给予表彰。对于归档中存在的疑难问题,可与档案馆工作人员联系。

  

  档案馆:花园校区行政楼四楼 413、414

  联系人:董延延、刘璐、宋慧娟

  联系电话:61179308   61179307

  Email:hsdag@ncwu.edu.cn

  特此通知

      

                                    

  校长办公室   图书馆(档案馆)

  2019年2月28日